Comment créer un rapport annuel?

Notre démarche est composée de 7 étapes de production lors de la réalisation de rapports annuels. Nos graphistes et infographes sont habitués de suivre ce procédé qui a été développé lors de la réalisation de plus d’une centaine de rapports annuels.

1. Recherche

La première étape consiste à la collecte d’information. Suite à une rencontre avec le client, nous rassemblons d’abord toutes les informations transmises par de dernier (spécifications, échéancier, style recherché, exemples, contenu préliminaire ou passé, …) En équipe, nous collectons par la suite un échantillon des documents existants par ce client ainsi que son guide de normes pour bien saisir l’image de marque actuelle.

Dans un 2e temps, une recherche est effectuée pour collecter des exemples, éléments graphiques et réalisations qui n’appartiennent pas au client pour se donner une banque d’idées qui pourraient être utilisées dans le cadre de ce mandat. Un Moodboard est ainsi créé pour s’inspirer d’idées originales à développer. Un brainstorm collectif avec tous les membres de l’équipe, incluant ceux qui ne sont pas à la création, est organisé pour bien débuter le projet et s’assurer que tous comprennent bien les besoins du client.

2. Maquettes

Avant de débuter la création, les principales lignes directrices sont établies pour définir l’angle avec lequel chacun des concepts sera abordé. Nous pouvons ainsi nous assurer d’une plus grande diversité dans les concepts. Une maquette de quelques pages, généralement 3 à 5 pages, est créée à partir de contenu préliminaire (ou passé) pour illustrer le concept. Nous utilisons des pages représentatives du contenu le plus présent et pertinent dans nos maquettes. Une fois la maquette terminée, le briefing de base est relu pour s’assurer que toutes les exigences du client sont présentes. Chaque maquette est présentée dans un gabarit qui permet d’identifier clairement les idées principales, la structure proposée, la grille graphique ainsi que les éléments récurrents (polices, couleurs, …). Une rencontre (réelle ou virtuelle) est organisée pour la présentation de ces maquettes.

3. Montage initial

Suite à la présentation des maquettes, des ajustements peuvent être apportés à la demande du client pour arriver à une maquette finale qui servira de référence pour le montage du client. Cette étape est très importante pour éviter des ajustements graphiques à la fin du projet. Une fois l’approbation obtenue, la maquette retenue est reconstruite par notre infographe spécialisé en mise en page pour maximiser l’utilisation des styles, gabarit et GREP en cours de montage. Le but est de se doter d’une méthode de travail qui sera uniforme pour tout le contenu et assurera l’uniformité et l’exactitude dans l’ensemble du document. Le document se doit d’être le plus flexible et standardisé possible. Avant la première remise au client, une relecture est effectuée pour s’assurer que la totalité du contenu est présent, de même que la fidélité par rapport à la maquette approuvée.

4. Corrections client

À cette étape de production, le client nous retourne un PDF annoté électroniquement avec les changements à effectuer. Une rencontre et/ou appel est aussi possible pour préciser certains détails. Le but est d’obtenir la totalité des corrections sous forme électronique pour éviter les coquilles et surtout permettre une relecture avant le retour au client. Selon la nature du mandat, 2 vagues de corrections d’auteur sont prévues.

5. Montage de la 2e langue

Dans la mesure du possible, une version (presque) finale est d’abord complétée avant le montage de la 2e langue. Il est ainsi possible d’économiser beaucoup de temps et d’avoir une plus grande uniformité en montant la 2e langue sur un document déjà approuvé et complet. Nous évitons ainsi des corrections à faire en double, dans 2 documents, lors des dernières corrections du client. Une relecture est effectuée pour s’assurer que tout le contenu a été intégré et que les traductions manquantes sont clairement identifiées pour le client.

6. Ajustements finaux

Une fois les documents complétés, il peut y avoir quelques dernières corrections avant la remise des fichiers finaux. Aussi, en vertu des exigences de ce mandat, c’est à ce moment que la relecture est effectuée pour une révision linguistique complète. Un PDF annoté avec les suggestions et recommandations de la relectrice vous sera remis. Le client décide par la suite des recommandations qu’il désire conserver et appliquer au document.

7. Prépresse et accessibilité

Finalement, les fichiers sont préparés pour une remise à l’imprimeur sous forme de PDF prêt à l’impression. La gestion des polices, couleurs, fonds perdus et autres exigences techniques est effectuée et validée avant la remise. Au besoin, les fichiers sources peuvent aussi être remis à l’imprimeur. Les ajustements sont généralement mineurs puisqu’une partie de la prépresse est effectué en amont, avant le montage initial, pour diminuer les délais de cette étape de production et s’assurer d’une meilleure uniformité.

Nos infographes ont suivi une formation avancée de 2 jours sur les règles et exigences des PDFs accessibles en octobre 2016. Nous avons l’habitude de réaliser des PDFs répondant à toutes les exigences des standards SGQRI 008-02 du Gouvernement du Québec. Plusieurs rapports et documents financiers complexes ont été produits au cours de la dernière année. Encore une fois, une partie du travail a été fait en amont avant le montage initial pour minimiser les coûts et les délais de cette étape. Le document est entièrement relu et écouté dans un logiciel d’accessibilité avant la remise finale.

Article recommandé

Exemple rapport annuel Les 5 caractéristiques d’un rapport annuel réussi La réalisation d’un rapport annuel exige une bonne planification et coordination entre tous les intervenants. Dans des délais souvent serrés, le défi est de réaliser un document de qualité qui va mettre en valeur l’organisation et bien résumer les activités de la dernière année.