Economiser couts rapport annuel

Comment économiser des coûts sur un rapport annuel?

La conception d’un rapport annuel de gestion ou d’un rapport annuel d’activités est une obligation pour bien des organismes et entreprises. Faire un résumé complet de l’année en quelques dizaines de pages représente une tâche complexe pour toute personne en charge de ce projet. Les délais serrés et le nombre élevé d’intervenants expliquent souvent les nombreux débordements de coûts reliés à la conception d’un rapport annuel. Pour y remédier, voici quelques trucs que nous vous partageons.

Préparation

Tout commence par une bonne préparation. Comme dans bien des projets, cette première étape est essentielle au bon déroulement. Il est plus souvent facile de partir de la fin pour bien planifier le projet.

À partir de la date de remise du rapport annuel, on soustrait les délais d’impression (5-7 jours ouvrables), les vagues de corrections et relecture à l’interne (variable d’un organisme à l’autre, généralement 2 semaines d’allés-retours), le temps de montage initial par les infographes (3-5 jours ouvrables), l’approbation du design de la maquette du graphiste (1-2 jours) et la conception graphique de la maquette (2-4 jours ouvrables). Ajoutez de 33% à 50% pour prévoir l’imprévisible et vous obtiendrez un échéancier réaliste qui ne résultera pas en des moments d’angoisses à la toute fin.

Partagez cet échéancier à l’avance à tous les intervenants du dossier, surtout à ceux qui doivent donner leur approbation à l’interne lors des vagues de relecture. Cette étape est souvent sous-estimée alors que dans la réalité, elle peut représenter jusqu’au tiers du temps total alloué à ce projet!

Mise en page

Pour minimiser les ajustements au niveau du design, nous vous conseillons de toujours débuter la conception de votre rapport annuel par le graphisme d’une maquette de quelques pages pour vous donner un aperçu graphique de votre document. Cette étape peut même être faite à l’avance pour sauver du temps. À partir d’une version préliminaire de votre contenu, ou même d’une version antérieure de votre rapport annuel, demander à voir quelques pages significatives (pas nécessairement les premières pages) pour éviter d’avoir à demander des changements graphiques sur l’ensemble de la mise en page. Votre infographe vous remerciera.

Avant de confier vos textes et données à l’infographe pour la mise en page, assurez-vous d’avoir fait une première relecture à l’interne de votre contenu. Par expérience, la très grande majorité des corrections que nous recevons suite au montage initial ne sont que de l’édition de contenu (coquille, paraphrase, ajout ou suppression de contenu, …) Il est beaucoup plus dispendieux de demander ces changements à un infographe en externe que de le faire à l’interne au secrétariat. Dans un échéancier souvent aussi serré, ces corrections ne font que réduire le temps restant avant la date butoir. Remettre le contenu 1 ou 2 journées plus tard peut vous faire économiser 5 jours de corrections supplémentaires…

Aussi, si certaines sections ne changent pas au niveau du contenu, ou très peu, il est souvent beaucoup plus rapide de réutiliser ce contenu et d’y appliquer le nouveau design plutôt que d’importer un tout nouveau texte. L’ajout de commentaires dans le PDF (annotations) est une excellente technique pour bien indiquer vos changements.

Finalement, éviter d’envoyer votre contenu au compte-gouttes à l’agence en charge de votre rapport annuel. Retrouver tous les éléments de contenu à travers plusieurs documents Word/Excel et plusieurs courriels dont quelques échanges à l’interne qui ne concernent que vous (mettre l’agence en CC n’est jamais une bonne idée) nécessite beaucoup de temps de gestion.

Impression

Malgré son utilité, le rapport annuel est rarement lu au complet par tous ces membres. Il est possible de sauver des arbres (et des coûts) en diminuant le nombre de copies nécessaires pour votre organisme. L’impression numérique permet maintenant d’imprimer de très petites quantités à coûts très abordables. Le choix du papier, de la reliure et le format aura aussi un impact important sur le prix alors n’hésitez pas à vous faire conseiller.

Une version numérique, en PDF interactif, est un excellent complément et permet une plus grande distribution. L’ajout de liens, de sections et de quelques boutons facilite la lecture. Votre rapport annuel est probablement plus souvent consulté de votre site internet que de sa version papier qui loge sur une tablette ou sur le coin d’un bureau.

Finalement, une version abrégée des faits saillants (One-pager ou 11″x17″ plié en 2) peut être une excellente déclinaison de votre rapport annuel. Les infographies de données sont très populaires comme outil de communication. Il est donc possible de remplacer quelques copies imprimées par plusieurs encarts résumés pour une distribution plus large.

Conclusion

En terminant, le projet d’un rapport annuel est souvent lié à un échéancier précis. Communiquez vos dates importantes pour que l’agence puisse planifier ses ressources et assurer un suivi avec vous. La réalisation d’un rapport annuel est un projet complexe, tant au niveau de la gestion que de la technique. Se faire accompagner par des professionnels peut sembler plus dispendieux que certaines alternatives, mais l’expérience et les ressources d’une équipe entière à votre disposition vous ferons économiser temps et argent, c’est garanti!