La conception d’un rapport annuel de gestion ou d’un rapport annuel d’activités est une obligation pour bien des organismes et entreprises. Faire un résumé complet de l’année en quelques dizaines de pages représente une tâche complexe pour toute personne en charge de ce projet. Les délais serrés et le nombre élevé d’intervenants expliquent souvent les nombreux débordements de coûts reliés à la conception d’un rapport annuel. Pour y remédier, voici quelques trucs que nous vous partageons.
Bien se préparer
Tout commence par une bonne préparation. Comme dans bien des projets, cette première étape est essentielle à son bon déroulement. Il est souvent plus facile de partir de la fin pour bien planifier le projet.
- À partir de la date de remise du rapport annuel, on soustrait :
- les délais d’impression (5-7 jours ouvrables)
- les vagues de corrections et relecture à l’interne (variable d’un organisme à l’autre, généralement 2 semaines d’allers-retours)
- le temps de montage initial par les infographes (3-5 jours ouvrables)
- l’approbation du design de la maquette du graphiste (1-2 jours)
- la conception graphique de la maquette (2-4 jours ouvrables).
- Ajoutez 30% à 50% des jours ouvrables planifiés pour prévoir l’imprévisible et vous obtiendrez un échéancier réaliste qui ne mènera pas à des moments d’angoisse et de stress de livraison de projet.
- Partagez cet échéancier à l’avance à tous les intervenants du dossier, surtout à ceux qui doivent donner leur approbation lors des vagues de relecture. Cette étape est souvent sous-estimée alors que dans la réalité, elle peut représenter jusqu’au tiers du temps total alloué à ce projet!
Planifier sa mise en page
Pour minimiser les ajustements au niveau du design, nous vous conseillons de toujours débuter la conception de votre rapport annuel par la conception d’une maquette de quelques pages pour vous donner un aperçu du design graphique de votre document. Cette étape peut être réalisée à l’avance pour sauver du temps. À partir d’une version préliminaire de votre contenu, ou même d’une version antérieure de votre rapport annuel, demandez à voir quelques pages significatives (pas nécessairement les premières pages) pour éviter d’avoir à demander des changements graphiques sur l’ensemble de la mise en page. On vous promet que votre infographe vous en remerciera.
Avant de confier vos textes et données à l’infographe pour la mise en page, assurez-vous d’avoir fait une première relecture à l’interne de votre contenu. Par expérience, la très grande majorité des corrections que nous recevons à la suite du premier montage ne sont que de l’édition de contenu (coquille, paraphrase, ajout ou suppression de contenu, …) Il est beaucoup plus dispendieux de demander ces changements à un infographiste en externe que de le faire au préalable, dans le document initial et à l’interne. Dans un échéancier souvent serré, ces corrections ne font que réduire le temps restant avant la date butoir. Remettre un contenu final 1 ou 2 journées plus tard peut vous faire économiser 5 jours de corrections supplémentaires…
« Il est beaucoup plus dispendieux de demander ces changements à un infographiste en externe que de le faire au préalable, dans le document initial et à l’interne. »
Aussi, si certaines sections ne changent pas au niveau du contenu, ou très peu, il est souvent beaucoup plus rapide de réutiliser ce contenu et d’y appliquer le nouveau design plutôt que d’importer un tout nouveau texte. L’ajout de commentaires dans le PDF (annotations) est une excellente technique pour bien indiquer vos changements.
Finalement, évitez d’envoyer votre contenu au compte-gouttes à l’agence en charge de votre rapport annuel. Retrouver tous les éléments de contenu à travers plusieurs documents Word/Excel et plusieurs courriels dont quelques échanges à l’interne qui ne concernent que vous (mettre l’agence en CC n’est jamais une bonne idée) nécessite beaucoup de temps de gestion.
Économiser dans les coûts d’impression
Malgré son utilité, le rapport annuel est rarement lu au complet par tous ces membres. Il est possible de sauver des arbres (et des coûts) en diminuant le nombre de copies nécessaires pour votre organisme. L’impression numérique permet maintenant d’imprimer de très petites quantités à coûts très abordables. Le choix du papier, de la reliure et du format aura aussi un impact important sur le prix alors n’hésitez pas à vous faire conseiller.
Une version numérique, en PDF interactif, est un excellent complément et permet une plus grande distribution. L’ajout de liens, de sections et de quelques boutons facilite la lecture. Votre rapport annuel est probablement plus souvent consulté sur votre site internet que dans sa version papier qui loge sur une tablette ou sur le coin d’un bureau. Apprenez-en plus sur le PDF interactif.
Finalement, une version abrégée des faits saillants (One-pager ou 11″x17″ plié en 2) peut être une excellente déclinaison de votre rapport annuel. Les infographies de données sont très populaires comme outil de communication. Il est donc possible de remplacer quelques copies imprimées par plusieurs encarts résumés pour une distribution plus large.
Conclusion
En terminant, le projet d’un rapport annuel est souvent lié à un échéancier précis. Communiquez vos dates importantes pour que l’agence puisse planifier ses ressources et assurer un suivi avec vous. La réalisation d’un rapport annuel est un projet complexe, tant au niveau de la gestion que de la technique. Se faire accompagner par des professionnels peut sembler plus dispendieux que certaines alternatives, mais l’expérience et les ressources d’une équipe entière à votre disposition vous ferons économiser temps et argent, c’est garanti!
