C’est le temps de l’année ou les entreprises, les associations et les fondations rédigent leur rapport annuel d’activités. Que ce soit pour remettre aux actionnaires, à ses membres lors d’une assemblée générale annuelle ou à des partenaires stratégiques dans le but de collecter des fonds, le rapport annuel est une obligation que bien des organismes doivent se soumettre.
Le rapport annuel est l’image de votre organisme.
Le défi est d’aligner la vision des dirigeants avec les données comptables et les réalisations passées, souvent dans des délais très serrés. Les coordonnateurs et chargés de projet ont donc la tâche de rassembler toutes ces informations dans un seul et unique document pour en faire un outil de communication efficace et original. Ils sont en étroite collaboration avec les graphistes, souvent à l’externe.
Les rapports annuels les plus réussis ont souvent les éléments suivants en commun :
1. Couverture invitante : Oui, on juge (trop) souvent un livre à sa couverture, alors une couverture originale et invitante est essentielle!
2. Contenu structuré : Il y a énormément d’informations dans un rapport annuel et malheureusement, l’utilisateur ne va pas tout lire le contenu. Il faut donc privilégier une hiérarchie des titres simple à comprendre, un code de couleurs diversifié, et des sections pour catégoriser le contenu.
3. Mise en valeur des données : Un tableau Excel, c’est triste à regarder. À l’aide d’infographies de données et de graphiques, il est possible de montrer les mêmes informations de façon plus dynamique et faciliter la compréhension.
4. Direction photo : En plus des traditionnelles photos de groupes lors des activités promotionnelles, pourquoi ne pas intégrer des photos d’ambiance, des portraits des membres et du grand-angle pour mieux faire revivre l’événement? Les photos auront beaucoup plus d’impact de cette façon.
5. Contenu aéré : Il n’y a rien de mal à avoir à avoir des espaces vides dans une mise en page et lorsque c’est bien intégré et planifié, ça facilite la lecture. Ne l’oublions pas, un rapport annuel n’est généralement pas très sexy à lire…
En plus de 15 ans, nous en avons réalisé près d’une centaine de rapports d’activités, tous des plus uniques. Plus qu’une obligation envers ses membres et ses actionnaires, il est important de voir le rapport annuel comme un investissement rentable et durable. C’est un outil de communication au même titre qu’une brochure promotionnelle et qui en plus, sera généralement archivée pour des consultations futures.
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