Le fichier PDF (Portable Document Format) a été créé en 1992 par Adobe et est maintenant une norme ISO. Le plus grand avantage est qu’il peut être ouvert par une multitude de logiciels, il est léger et le rendu final (visuel) ne bouge pas d’un poste de travail à l’autre.

Cette dernière caractéristique en fait un outil de choix pour la communication entre les graphistes et leurs clients. Il permet au client de facilement voir le visuel proposé par le graphiste sans avoir à posséder les logiciels de mise en page et de graphisme. Il est possible de compresser le fichier PDF pour faciliter le transfert par courriel, tout en étant accessible sur la majorité des supports d’aujourd’hui et des ordinateurs plus anciens (téléphone, tablette, PC/Mac, …)

Bien que plusieurs logiciels permettent de visionner des PDFs, le lecteur Adobe Acrobat Reader (gratuit) ou la version professionnelle de Acrobat demeure les meilleures options pour les fonctions plus avancées du PDF.

Les avantages du PDF annoté

Pour faciliter la communication avec vos graphistes, il est possible d’annoter directement vos commentaires dans le PDF. En inscrivant vos commentaires directement sur le document, il vous est facile de clairement identifier l’élément graphique ou le texte à modifier. De plus, puisque les commentaires ne sont pas manuscrits, vous évitez les erreurs de retranscription. Puisque les commentaires sont une couche supplémentaire ajouter au-dessus de votre document, il est possible de bien les distinguer du contenu.

L’affichage des commentaires par liste permet aussi au graphiste de voir l’ensemble des commentaires, même les plus petits, sans en oublier. Il permet aussi un meilleur contrôle de qualité grâce à une relecture où toutes les informations sont regroupées et compréhensibles. Savez-vous que le PDF peut aussi être interactif?

Les avantages en bref

• identification claire de l’élément visuel ou texte à corriger
• aucune retranscription d’indications manuscrites
• interprétation facile du texte à remplacer, supprimer ou ajouter
• centralisation de toutes les corrections au même endroit
• meilleur contrôle de qualité

Les outils pour annoter un PDF

Selon votre version d’Acrobat Reader (ou autre logiciel), il vous est possible d’afficher la gamme d’outils pour annoter un PDF à partir du menu ou de la barre d’outils. Ils sont généralement regroupés sous les termes Commentaires et Annotations (Comments en anglais). Le principal outil est le Commentaire, représenté par une bulle jaune. Cet outil permet d’ajouter n’importe où dans le document un commentaire à l’attention de votre graphiste. Il est très polyvalent et utile.

Pour les corrections de texte, il est préférable d’utiliser les outils prévus à cet effet. Ils se retrouvent généralement sous l’outil de la bulle de commentaire. Les principaux outils permettent de supprimer du texte (filet rouge), ajouter du texte (curseur triangulaire) ou remplacer du texte (curseur avec bulle). L’outil de surlignage jaune permet de surligner du texte et d’y ajouter un commentaire. Le principal avantage de ces outils par rapport à la bulle de commentaire est qu’ils identifient très clairement le texte ou l’endroit où le texte doit être affecté. Vous évitez donc les erreurs d’interprétation et de positionnement.

Même si l’affichage de ces annotations peut vous sembler très discret (notamment pour un curseur d’insertion ou pour une correction sur un seul caractère), tout bon graphiste fait afficher les commentaires en liste plutôt que de faire les commentaires à partir de la vue globale. D’autres outils sont aussi disponibles pour annoter vos PDFs, mais ceux-ci sont les principaux.

Pour une communication efficace

En conclusion, le PDF annoté permet une meilleur communication et collaboration avec votre graphiste. Il diminue les allez-retours inutiles en fin de projet et minimise les risques d’erreur. Bien sûr, un appel téléphonique ou une rencontre sont d’excellent complément au PDF annoté pour bien mettre en contexte les corrections demandées.